Política anticorrupción, código de conducta para empleados y proveedores
• La empresa se ha comprometido y ha trabajado con la Academia Internacional Anticorrupción y con expertos internacionales en el desarrollo de sus medidas anticorrupción. Se han elaborado y publicado en inglés, rumano y alemán, en el sitio web de la empresa, un código de conducta de los empleados y un código de conducta de los proveedores, que expresan de forma exhaustiva las expectativas y los requisitos de la empresa para los empleados en materia de anticorrupción e integridad.
• Los proveedores de primer nivel reciben las orientaciones pertinentes a través del código de conducta del proveedor/política de abastecimiento de madera, que se facilita como parte de los acuerdos de los contratos de los proveedores.
• Se asignan recursos suficientes para aplicar la política de anticorrupción e integridad (ACIP): por ejemplo, recursos para el funcionamiento de un departamento de cumplimiento y RSC, el departamento de SCCC y la posibilidad de formación.
• Está en vigor un sistema de formación de los empleados y proveedores de HS en el código de conducta de empleados y proveedores, que se aplica en gran medida.
Auditoría de proveedores y empleados: garantizar el cumplimiento del SDD de HS y del código de conducta para proveedores
• Las infracciones de los proveedores de primer nivel se investigan y se ejecutan.
• Las entrevistas con RR. HH. demostraron una clara comprensión de los procesos de control y ejecución en materia de incumplimiento de los empleados.
• Las entrevistas con los responsables jurídicos demostraron una excelente comprensión de las comprobaciones de los proveedores de primer nivel para detectar la criminalidad/potencialidad a través de los medios de comunicación y los registros judiciales, así como el proceso de investigación y, si se demuestra/sospecha, la suspensión del proveedor.
• Medidas de aplicación adoptadas tanto en el caso de las infracciones de los empleados como de los proveedores, registradas y adecuadas a los problemas identificados.
• El control de los proveedores de primer nivel se realiza a diferentes niveles. Antes de contratar nuevos proveedores, el departamento jurídico investiga los casos judiciales anteriores o en curso que involucren a la empresa como persona jurídica o a los directivos/administradores/accionistas como personas físicas. Los programas informáticos internos enlazan con las bases de datos jurídicas públicas. El departamento de Control y Certificación de la Cadena de Suministro (SCCC) realiza controles adicionales para verificar el cumplimiento del SCC. Los compradores de HS que trabajan sobre el terreno están obligados a firmar una declaración de «conflicto de intereses» y, si se declara algún conflicto, el director de la fábrica correspondiente es quien toma la decisión de seguir adelante con el contrato.
El departamento de CSR de HS también realiza un seguimiento de los medios de comunicación y observa cualquier caso público de implicación de socios posibles y actuales de HS en actividades inaceptables, incluida la corrupción.
• La revisión de la base de datos interna mantenida por el departamento jurídico mostró que recientemente un total de 1419 empresas están bajo la supervisión de HS. HS se abstiene de hacer negocios con empresas registradas como «rojas» según su control interno y evaluación de riesgos.
• La base de datos de HS mostró que en 2020, según la información obtenida por los medios de comunicación, 6 empresas fueron suspendidas de los acuerdos contractuales con HS.
Mejora del compromiso de las partes interesadas
• Las aportaciones de los grupos de interés relacionadas con los códigos de conducta/políticas de abastecimiento de madera de la empresa se abordan de forma positiva y adecuada por parte de la empresa y se tienen en cuenta.
• La empresa ofrece activamente a los grupos de interés oportunidades de participación, herramientas y procesos detallados en el protocolo de participación de los grupos de interés.
• Existe una plataforma de partes interesadas pública a través de la cual los interesados pueden presentar sus aportaciones.
• HS también se ha comprometido a comunicarse de forma proactiva con las partes interesadas para presentar su informe y sus sistemas de sostenibilidad, en aras de la transparencia y la retroalimentación.
Política de aprovisionamiento de madera
• La política de aprovisionamiento de madera de HS expresa el compromiso de la empresa de garantizar que toda la madera procede de bosques gestionados de forma sostenible y excluir el material procedente de bosques vírgenes y no intervenidos, absteniéndose también voluntariamente de comprar madera procedente de parques nacionales de Rumanía
• La política está alineada con los requisitos del FSC en el marco de condiciones del FSC.
Informe de sostenibilidad
• HS Timber Group ha elaborado una memoria de sostenibilidad eficaz y transparente, la más reciente publicada en agosto de 2020, que cubre los elementos obligatorios exigidos por la UE 2014-95 (asuntos medioambientales, asuntos sociales y relacionados con los empleados, respeto de los derechos humanos, asuntos de anticorrupción, descripción de las políticas, resultados y riesgos relacionados con esos asuntos, información sobre los procesos de diligencia debida y su cadena de suministro). El informe detalla los indicadores clave de rendimiento para el periodo de notificación requerido de 2017 a 2019.
• La Agencia Medioambiental de Austria (Umweltbundesamt Gmbh) llevó a cabo una revisión crítica de la memoria de sostenibilidad de HS Timber Group y revisó el último borrador del informe del 28 de mayo del 2020. La comisión de la revisión crítica consideró que la calidad general de la memoria de sostenibilidad, especialmente en lo que respecta a la materialidad, la exhaustividad, el equilibrio y el diseño, era alta y adecuada para el objetivo de la memoria. Los datos enumerados son comprensibles y completos. El informe incluye aspectos positivos de la actuación de la empresa en materia de sostenibilidad, pero también aborda los retos existentes y las dificultades actuales o anteriores.
• El informe de sostenibilidad de la empresa, con fecha de agosto de 2020, se elaboró de acuerdo con los requisitos de la Iniciativa de Información Global (GRI, por sus siglas en inglés), indicando claramente en el informe las áreas de actuación y los temas y códigos relacionados de la GRI.
Sistema de identificación y mitigación del impacto social y medioambiental
• La empresa ha desarrollado un sistema de sostenibilidad para todo el grupo que se utiliza para evaluar los efectos sociales negativos relacionados con sus operaciones y cadenas de suministro. Este sistema está claramente integrado en los procesos empresariales y en el sistema de responsabilidad social corporativa de la empresa, incluso con los códigos de conducta de empleados y proveedores y la política de abastecimiento de madera.
• Los efectos se identifican y evalúan por HS Timber Group, también mediante procesos de consulta a las partes interesadas, y se miden a través del proceso de sostenibilidad de la empresa, cuyos detalles se publican en los informes de sostenibilidad, el más reciente de agosto de 2020. Algunos de estos efectos son el uso de materiales de madera, combustibles, energía, agua, uso de gas, emisiones y flujos de residuos generados. Existe una evaluación detallada de los indicadores clave de rendimiento (KPI, por sus siglas en inglés) para los aspectos medioambientales significativos en aserraderos, incluyendo el consumo de combustible, el uso de energía y los residuos.
Efectos sociales que la empresa ha identificado por la presencia de sus operaciones de compra de troncos en zonas rurales, el riesgo de tala ilegal por parte de sus cadenas de suministro que repercute en las comunidades locales (riesgo de precontrol), el fraude y la corrupción (riesgos de precontrol), así como problemas locales como la contaminación lumínica en Reci cuando se instaló por primera vez.
La empresa toma medidas positivas para minimizar, mitigar, prevenir y corregir los efectos ambientales y sociales negativos.
Sistemas de trazabilidad de la madera y diligencia debida
• La empresa cuenta con un minucioso manual de HS Timber Group sobre el sistema de gestión de la cadena de suministro, con fecha de enero de 2020, en el que se detallan las disposiciones para la gestión de riesgos de las cadenas de suministro a través de un sistema de diligencia debida de abastecimiento basado en la recogida de información, la evaluación de riesgos y la mitigación de los mismos (cuando sea necesario).
El SDD considera la gestión de riesgos y el SDD a nivel de país, a nivel de proveedor y también en países de alto riesgo para el nivel de entrega (por ejemplo, Rumanía) y cubre la mitigación de los riesgos identificados (clasificados como de alto o bajo riesgo).
• Los proveedores de primer nivel, así como sus directivos y funcionarios, están sujetos a la revisión de los responsables jurídicos de HS antes de la aprobación del contrato del proveedor, las bases de datos penales (Ministerio de Justicia) y los medios de comunicación se comprueban para detectar infracciones y se excluyen de la aprobación en caso de que existan pruebas de ello. También se realizan controles periódicos de los proveedores existentes.
• Algunos de los métodos de mitigación de riesgos aplicados por HS son el uso de Timflow (sistema de trazabilidad de la madera), la revisión legal, la exclusión de zonas (parques nacionales) y las auditorías de segunda parte para abordar la calificación de alto riesgo para Rumanía. Otros métodos de mitigación para los países de origen de alto riesgo son el abastecimiento solo de insumos certificados, la realización de auditorías de terceros, las pruebas isotópicas (programa en desarrollo) y el abastecimiento de madera con licencias FLEGT (Indonesia).
• HS Group dispone de un sistema integral y herramientas adecuadas para aplicar su programa de gestión de riesgos. Además, la prevención y mitigación de los riesgos identificados está integrada en las rutinas de compra de la empresa.
• Se utilizan diversas herramientas de prevención y mitigación de riesgos:
o Verificación jurídica de los proveedores
o Seguimiento de los medios de comunicación
o Auditorías periódicas de los proveedores
o El software Timflow para el seguimiento y la localización de las entregas de madera en rollo en las puertas de HS
o Sistema de gestión de proveedores (DDS Hub)
Comprobación de la puerta y del patio de troncos.
Sistema TimFlow
• HS ha implantado un sistema de trazabilidad de la madera idóneo, muy avanzado y eficaz: TimFlow (desarrollado en colaboración y con el apoyo de un importante operador rumano de GSM, desde abril de 2017).
HS aplica el sistema TimFlow, que funciona conjuntamente con el sistema nacional SUMAL para permitir el seguimiento de la madera desde el tocón del bosque o el patio de troncos hasta el aserradero. Detalles de TimFlow confirmados durante las entrevistas/demostración.
Fundación Tomorrow's Forest (Bosques del mañana)
• La Fundación se creó con el apoyo de HS
• Fundación para la ejecución de proyectos sociales y medioambientales relacionados con los bosques, en consonancia con el marco de condiciones del FSC. A 14 de diciembre de 2020, las cifras del programa son las siguientes: 33 lugares de reforestación en 8 condados y 617.380 plántulas plantadas en 146,1 hectáreas.
• La página web de Tomorrow's Forest, https://padureademaine.ro/en, sirve de plataforma para los posibles beneficiarios, voluntarios y donantes, y presenta la metodología del programa, así como los detalles de cada proyecto de reforestación.
• Además, HS concluyó un contrato marco para establecer un programa de proyectos sociales y medioambientales adicionales relacionados con los bosques. Se ha asignado una contribución inicial de 700.000 euros, así como un presupuesto de 500.000 euros para la ejecución de futuros proyectos.