Digitalización de nuestros informes de auditoría

La presentación de informes de auditoría digitales FSC se centra en estandarizar los formatos de realización de informes de auditoría FSC existentes en un formato digital único que esté en lenguaje de computadora. La arquitectura estandarizada de datos para la presentación de informes de auditoría de MF FSC nos permitirá acceder adecuadamente a los datos de las auditorías, agregarlos e identificar tendencias, resultados y áreas de riesgo, con el fin de evaluar y mejorar el sistema FSC. A futuro, la presentación de informes de auditoría digitales FSC también garantizará que los resúmenes públicos se creen automáticamente en un formato estandarizado, facilitando mucho a investigadores y actores interesados el uso y análisis de los datos contenidos a un nivel agregado.   

MF en línea es el nombre que se dio al primer proyecto que puso al FSC en el camino a la presentación de informes de auditoría digitales. Además de producir un primer borrador de la plantilla (en Word en lugar de Excel), el proyecto involucró un portal Web especializado para planificar las evaluaciones de MF. Este último componente se aplazó; a su debido tiempo se le incorporará en un nuevo portal Web para que las Entidades de Certificación manejen todo su trabajo con el FSC.

Si quieres entender más acerca del giro de la primera versión de la plantilla de Presentación de Informes de Auditoría Digitales en Word a la versión actual en Excel, te sugerimos que escuches este episodio del podcast Bosques para el Futuro de diciembre de 2021.

Sí. La plantilla se puede usar fuera de línea, mientras el usuario prepara, completa, revisa y finaliza el informe en Microsoft Excel.

Sí, el FSC establecerá como obligatorias las presentaciones de informes de auditoría digitales y las soluciones relacionadas para que las entidades de certificación mejoren la calidad de los datos y la funcionalidad de los informes de auditoría de manejo forestal FSC.  

Los miembros FSC facilitaron y respaldaron esta decisión. Durante la Asamblea General del FSC de 2017, la membresía aprobó la moción 16 que pide al FSC implementar y facilitar un análisis de datos centralizado para captar tendencias e identificar riesgos.  

Toda la información de los informes de auditoria apegada a la definición de datos FSC se subirán a la Base de Datos FSC y se volverán a utilizar en auditorías futuras. Solamente una parte del informe de auditoría – es decir, el resumen público – estará abierto y será accesible desde el sitio Web del FSC Internacional.

Sí, estas estadísticas serán del dominio público. Con el mejoramiento exitoso de presentación de informes de auditoría digitales FSC, toda la información relevante que está actualmente disponible a través de informes públicos resumidos individuales, puede agregarse y analizarse desde distintos ángulos y grupos como, por ejemplo, por país, o tipo de bosque, etc. Esto estará disponible a través de la sección de Hechos y Cifras FSC (FSC Datos y Cifras) en FSC Connect.

Tanto usuarios como derechos de acceso seguirán iguales por ahora.  

El FSC tendrá acceso a todos los datos de los informes de auditoría. No obstante, solamente algunos de los datos estarán disponibles para que usuarios públicos ejecuten informes agregados.  

Otras partes de los datos contenidos en los informes públicos resumidos estarán disponibles a las entidades FSC relevantes y a investigadores con un motivo justificado para que se les conceda acceso a los datos. Por ejemplo, examinar el número de peticiones de acciones correctivas para una determinada entidad de certificación. Estos datos pueden usarse para identificar qué indicadores desencadenan a menudo peticiones de acciones correctivas y, por lo tanto, donde los estándares FSC deben mejorarse o cuándo resulta necesario desarrollar guías adicionales.  

Como propietario del esquema, el FSC asume la responsabilidad general de la agregación de datos para asegurar la transparencia, monitorear el impacto y comunicarlos apropiadamente a los actores interesados. No obstante, las entidades de certificación siguen siendo responsables de los datos capturados en la base de datos y de su suministro legal.

Sí, la recopilación y evaluación de información delicada o confidencial es una parte natural de la certificación y eso significa que cierta información confidencial se subirá a la base de datos de certificados FSC, respetando en todo momento y adhiriéndose a toda legislación de privacidad relevante, como por ejemplo la legislación Europea del Reglamento General de Protección de Datos (GDPR, por sus siglas en inglés).

Esto no representa cambio alguno a la situación presente, en la que la información confidencial también forma parte de la información obligatoria recopilada por las entidades de certificación y manualmente procesada.

Cuando se incluye información confidencial en el informe de auditoría, ésta se tratará como confidencial al subirse a la base de datos.  

Toda información y datos delicados se tratarán con discreción y en apego a los requisitos de protección de datos, tales como los requisitos del GDPR de la UE, concediendo acceso exclusivamente sobre una base aprobada y según se requiera.

En el caso en que leyes y regulaciones locales impidan la recolección de información confidencial o delicada a través de las auditorías de certificación, el FSC deberá ser notificado, puesto que esto constituirá un caso de controversia con los requisitos legales para la certificación FSC.

No habrá cambio alguno a la información que actualmente recopilan las entidades de certificación. Tal como es el caso hoy en día, cierta información personal se subirá, incluyendo:

• Persona de contacto para la entidad de certificación;   
• Nombres y especialización de los auditores;   
• Nombre del par revisor; y 
• Nombres y datos de contacto de los miembros del grupo, cuando lo permita la legislación.

Toda la información personal identificable quedará excluida del acceso público, a menos que los consentimientos relevantes hubieran sido concedidos. La publicación o no publicación de la información personal será a discreción de la Entidad de Certificación. Toda la información y datos delicados se tratarán a discreción y de conformidad con los requisitos del GDPR de la UE. 

En caso de que leyes y regulaciones impidan que dicha información se recopile a través de los datos de certificación, el FSC deberá ser notificado, puesto que sería un caso de controversia con los requisitos legales para la certificación FSC.

La base de datos se almacenará en un centro de datos de Microsoft centralizado en Europa, lo cual nos permitirá proporcionar el grado más elevado de protección de datos, de conformidad con los requisitos del GDPR de la UE.

El acceso a la base de datos estará sujeto al manejo de identidad, asegurando que un estricto manejo de acceso a los datos pueda ponerse en funcionamiento.

No. La nueva plantilla contendrá información similar a la de los informes anteriores ya que sigue los mismos requisitos normativos establecidos en el FSC-STD-20-007b, y evoluciona con la modificación futura del FSC-STD-20-007.

El cambio principal es que el nuevo resumen público hará que la información sea más fácil de digerir entre las distintas entidades de certificación y que los campos de datos que contienen datos, los cuales pueden agregarse, estarán ahora más fácilmente accesibles para el análisis de tendencias y la identificación de riesgos.

Al FSC le han pedido nuestros actores interesados que se facilite el monitoreo de impactos y la evaluación del efecto de la certificación FSC. Para permitir esto, estamos analizando el alcance actual de los datos que se requiere como parte de la modificación actual del FSC-STD-20-007. Esto incluye la consulta pública.

Es importante que el FSC mejore la presentación de informes sobre el monitoreo y evaluación de impactos y agradecemos todos los comentarios y propuestas durante la modificación en curso del FSC-STD-20-007 de 2020.

Hay tres niveles de requisitos en un estándar FSC de MF: principio, criterio e indicador. Los principios definen el pilar de la definición FSC de un manejo forestal sostenible. Cada principio se desglosa en una serie de criterios de lo que debe cumplirse para estar certificado FSC. Los grupos de trabajo nacionales – o regionales – definen en que deberían consistir los indicadores para probar que un determinado criterio se ha cumplido a escala local. En los casos donde no hay un estándar nacional o regional, las entidades de certificación pueden elaborar estándares provisionales.

La plantilla del informe proporciona un posible mecanismo para capturar datos al nivel del indicador en una lista de verificación detallada, pero el texto de los indicadores debe insertarlo la EC y esa parte del informe puede sustituirse con una solución alternativa a criterio de la EC.

A futuro, el FSC planea incorporar la presentación de informes digitales con una base de datos futura de requisitos normativos y luego, la plantilla de la auditoría podrá reflejar requisitos específicos de estándares nacionales.

A corto plazo, la plataforma cubrirá la evaluación principal y la evaluación de vigilancia, las cuales son obligatorias para la certificación y respaldo de un certificado de MF.

Si a futuro, las entidades de certificación encuentran útil agregar auditorias que suceden de manera común, el equipo de Presentación de Informes de Auditoría Digitales FSC abordará esta necesidad mediante la adición de nuevas características.

La presentación de informes de auditoría digitales FSC no incorpora actualmente ningún software de SIG. No obstante, después de la adopción de la moción 16 en la Asamblea General FSC de 2021, el mapeo de unidades de manejo forestal se convertirá en un requisito. Esto brindará nuevas oportunidades para mejorar la eficacia de las auditorías de MF (por ej., la planificación de áreas específicas a visitar personalmente) y la transparencia de los procesos de auditoría. El FSC analizará proactivamente las opciones de aprovechar esto, al tiempo que garantizará un proceso de transición sin contratiempos que no represente una carga indebida para los auditores o exija habilidades de especialista en SIG.

En general es mejor permitir que algunos datos malos sean el insumo que impedir el ingreso de datos buenos que no se adaptan a una noción predeterminada excesivamente restrictiva de lo que debería ser válido. Así pues, las versiones anteriores de la plantilla de Excel proporcionan solamente cierta validación muy básica de los datos capturados. Esto mejorará y se hará más estricto con el tiempo. Conforme vayamos cambiando al uso de una aplicación Web, resultará posible hacer una validación muy mejorada de los datos.

Con frecuencia, las plantaciones coexisten con los bosques naturales en la misma UM. Actualmente no es posible que las entidades de certificación marquen una UM como incluyendo ambos tipos de bosques. La arquitectura de datos y la base de datos han sido diseñadas para permitir que las entidades de certificación capturen ambos tipos de bosques en una determinada UM.  

Sin embargo, esta información no es geográficamente identificable (lo que quiere decir que no es visible en un mapa detallado con linderos nítidos entre plantaciones y bosques naturales). Solamente existe como un campo de datos que indica las áreas en términos de cifras.

No, los datos históricos de informes de auditoría previos – en formato PDF, Word o Excel – no se convertirán a la nueva plantilla. La información primaria de los titulares de certificados de MF presentes en la plataforma actual (por ej., nombre y contactos de la empres) se copiarán a la nueva base de datos. Este proyecto solamente proporcionará soluciones para los informes de auditoría futuros.

La versión actual de la plantilla se ha probado utilizando las versiones más recientes de Excel para Windows (Versión 2102, Build 13801.21092), Excel para Mac (Versión 16.56, Build 21121100), y Excel Online (Build 16.0.14822.35902).